tirsdag 4. desember 2007

Arbeidsflyt

Jeg støter stadig borti problemene rundt arbeidsflyten i det institusjonelle arkivet vårt. Hvem som skal gjøre hva og til hvilken tid er et tema det ikke er lett å få til bred enighet om. Og jeg får en del henvendelser om det fra eksterne også, som sliter med de samme tingene ved sine institusjoner.

Det er altså tenkt slik for studentoppgaver:
1. Studenten registrerer sin oppgave og laster opp fulltekstversjonen.
2. De lokale samlingsadministratorene mottar oppgaven og venter på sensur. Når sensuren er falt godkjenner han/hun oppgaver som er gode nok til publisering i vårt arkiv (hos oss publiserer vi oppgaver med karakteren C eller bedre) og forkaster alle som ikke er gode nok.
3. Oppgaven går nå videre til biblioteket til et oppdatere metadatasteg, hvor vi ser etter at emneordene er lagt inn korrekt, at det ikke forekommer skrivefeil osv. før vi lagrer og oppgaven blir dermed lagt ut i arkivet og er nå søkbart for alle.

Noen problemer med dette:
1. Det er fremdeles ikke mulig å legge til grupper av studenter i arkivet og det vil si at det p.t. ikke er mulig for studentene å registrere sine oppgaver.
2. For å få flatest mulig struktur på arkivet vårt har vi valgt å sortere på oppgavetype (m.a.o. "bacheloroppgaver", "masteroppgaver" osv.). Alle bacheloroppgaver som oppfyller kravene vil derfor bli lagt i samme samling, uansett avdeling. Det vil derfor bli en relativt stor e-postmengde til de lokale samlingsadministratorene. Samlingsadministratorene er tenkt å være koordinatorer for oppgaver på de forskjellige avdelingene. Disse vil derfor få e-post hver gang en oppgave blir registrert, uansett om det er fra deres avdeling eller ei. Slik jeg ser det er det tre mulige løsninger på dette problemet: a) Koordinatoren ser på e-posten at det er en oppgave som ikke tilhører hans/hennes avdeling og overser e-postvarselet b) Koordinatoren får egen e-postadresse som brukes kun til dette formålet og det er derfor lettere å sile ut e-postvarslene/ ev. kan koordinatoren lage en mappe og sende varslene direkte dit c) vi lar studentadministrasjonen få ansvaret for lokale samlingsadministratorer. Ingen av disse løsningene er fullgode, men nå finnes det vel heller ikke noe sånt som et perfekt system??
3. Dersom de lokale samlingsadministratorene skal være fagansvarlige på avdelingene/ studentoppgavekoordinatorer på avdelingene kan det være vanskelig å få dem til å forplikte seg/ finne de beste personene/ opplæring av disse.

Når det gjelder vitenskapelige artiker skrevet av ansatte skal det fungere slik:
1. Forskeren registrerer i ForskDok og får mulighet til å linke opp fullteksten sin i arkivet vårt direkte.
2. Godkjenn/forkast-steg hos dekaner
3. Oppdatere metadatasteg hos biblioteket

Her er hovedproblemet at det ikke er på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage ennå. Det er problematisk nok å få forskere til å bruke tid på å registrere i ForskDok, og det blir nærmest umulig å få dem til å registrere to ganger, så en utveksling av data er helt nødvendig. Bibsys er klar over denne problemstillingen og jobber så vidt jeg vet med å få på plass dette så snart som mulig.
(Det er selvfølgelig mange andre problemer med dette, bl.a. opphavsrett osv, men det har ikke med arbeidsflyten å gjøre..)

Ingen kommentarer: