tirsdag 4. desember 2007

Arbeidsflyt

Jeg støter stadig borti problemene rundt arbeidsflyten i det institusjonelle arkivet vårt. Hvem som skal gjøre hva og til hvilken tid er et tema det ikke er lett å få til bred enighet om. Og jeg får en del henvendelser om det fra eksterne også, som sliter med de samme tingene ved sine institusjoner.

Det er altså tenkt slik for studentoppgaver:
1. Studenten registrerer sin oppgave og laster opp fulltekstversjonen.
2. De lokale samlingsadministratorene mottar oppgaven og venter på sensur. Når sensuren er falt godkjenner han/hun oppgaver som er gode nok til publisering i vårt arkiv (hos oss publiserer vi oppgaver med karakteren C eller bedre) og forkaster alle som ikke er gode nok.
3. Oppgaven går nå videre til biblioteket til et oppdatere metadatasteg, hvor vi ser etter at emneordene er lagt inn korrekt, at det ikke forekommer skrivefeil osv. før vi lagrer og oppgaven blir dermed lagt ut i arkivet og er nå søkbart for alle.

Noen problemer med dette:
1. Det er fremdeles ikke mulig å legge til grupper av studenter i arkivet og det vil si at det p.t. ikke er mulig for studentene å registrere sine oppgaver.
2. For å få flatest mulig struktur på arkivet vårt har vi valgt å sortere på oppgavetype (m.a.o. "bacheloroppgaver", "masteroppgaver" osv.). Alle bacheloroppgaver som oppfyller kravene vil derfor bli lagt i samme samling, uansett avdeling. Det vil derfor bli en relativt stor e-postmengde til de lokale samlingsadministratorene. Samlingsadministratorene er tenkt å være koordinatorer for oppgaver på de forskjellige avdelingene. Disse vil derfor få e-post hver gang en oppgave blir registrert, uansett om det er fra deres avdeling eller ei. Slik jeg ser det er det tre mulige løsninger på dette problemet: a) Koordinatoren ser på e-posten at det er en oppgave som ikke tilhører hans/hennes avdeling og overser e-postvarselet b) Koordinatoren får egen e-postadresse som brukes kun til dette formålet og det er derfor lettere å sile ut e-postvarslene/ ev. kan koordinatoren lage en mappe og sende varslene direkte dit c) vi lar studentadministrasjonen få ansvaret for lokale samlingsadministratorer. Ingen av disse løsningene er fullgode, men nå finnes det vel heller ikke noe sånt som et perfekt system??
3. Dersom de lokale samlingsadministratorene skal være fagansvarlige på avdelingene/ studentoppgavekoordinatorer på avdelingene kan det være vanskelig å få dem til å forplikte seg/ finne de beste personene/ opplæring av disse.

Når det gjelder vitenskapelige artiker skrevet av ansatte skal det fungere slik:
1. Forskeren registrerer i ForskDok og får mulighet til å linke opp fullteksten sin i arkivet vårt direkte.
2. Godkjenn/forkast-steg hos dekaner
3. Oppdatere metadatasteg hos biblioteket

Her er hovedproblemet at det ikke er på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage ennå. Det er problematisk nok å få forskere til å bruke tid på å registrere i ForskDok, og det blir nærmest umulig å få dem til å registrere to ganger, så en utveksling av data er helt nødvendig. Bibsys er klar over denne problemstillingen og jobber så vidt jeg vet med å få på plass dette så snart som mulig.
(Det er selvfølgelig mange andre problemer med dette, bl.a. opphavsrett osv, men det har ikke med arbeidsflyten å gjøre..)

onsdag 7. november 2007

Mangel på retningslinjer?

Har institusjonen faste retningslinjer som gjelder for åpen publisering? En kjapp surferunde på et knippe høgskoler tilsier at det er svært varierende. Noen, som f.eks. HiNT, har veldig tydelig utarbeidede retningslinjer som sier noe om mål for den åpne publiseringen, mens andre har informasjon på sine hjemmesider om Open access og en link til det institusjonelle arkivet, men ingen retningslinjer som forteller om hvordan høgskolen og forskermiljøet skal forholde seg til det.

Vi er en av høgskolene i den siste kategorien dessverre. Vi har diskutert det i mange sammenhenger, men det er ikke kommet på plass en fast "policy" på hvordan vi håndterer det. Delvis skyldes det nok at det institusjonelle arkivet vårt ennå ikke er offentlig lansert. Og det henger igjen på at det er forsinkelser med bl.a. Nasjonalbibliotekets URN-prosjekt og at Bibsys ikke har fått på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage (slik Frida har fått det til med DiVA i Trondheim). Institusjoner som har jobbet i lengre tid med sitt arkiv, som f.eks. BORA i Bergen, har bedre etablerte rutiner og retningslinjer enn institusjoner som nettopp har fått på plass sitt arkiv.

Dette er likevel kun en del av problemet. Det er mange som skal inn i en prosess om retningslinjer: forskere, biblioteket, ledelsen, FoU-utvalget.. osv. For å få på plass gode rutiner for åpen publisering/ egenarkivering og en god arbeidsflyt er vi avhengig av å ha gode, klare og allment aksepterte retningslinjer for dette arbeidet. Jeg tror i tillegg at det er helt nødvendig å sette i gang incentiver for å få forskere til å egenarkivere. Mange av de instiusjonelle arkivene har samlinger som er tomme eller kun inneholder noen få arbeider. For å få fart i egenarkiveringen og publiseringen i åpne tidsskrifter må det til noen gulrøtter både fra ledelsen på den enkelte høgskole og fra det offentlige.

Kom gjerne med gode ideer til utarbeidelse av slike retningslinjer dersom dere har noen! Det er nok flere av oss som trenger litt inspirasjon og muligens en liten dytt for å komme godt i gang!

torsdag 11. oktober 2007

Sortering i Brage/DSpace

Sortering er et problem i Brage - eller rettere sagt i programvaren som Brage er basert på: DSpace. (De har nemlig det samme problemet i BORA som ikke er knyttet til Brage, men som også baserer seg på DSpace.)

For å ha noen særlig nytte av Brage er vi på HiG (og sikkert dere andre også..?) avhengige av å hente ut lister: for eksempel ”master informasjonssikkerhet 2007”. Slik det er nå må jeg først inn på masteroppgaver og så trykke på sorter (for eksempel på dato). Da kommer lista opp med nyeste først. Hittil er det greit. Men så vil jeg bare ha det som er kommet i 2007 og skriver inn ”2007” i søkefeltet. Da merker Brage den første som er utgitt i 2007 med blå merking, men fjerner ikke det som er eldre. Den gjør det samme på forfatter, og enda verre: dersom man trykker på den alfabetiske lista på en bokstav som ikke er representert med forfatter, merker den av den neste forfatteren i lista.

Vi vil, som tidligere nevnt, hente ut lister fra Brage til våre forskningssider på web. Da vil vi for det første trenge en "clean"- tag i http-get og for det andre vet jeg faktisk ikke om dette vil fungere når sorteringen er som nå.

Prøv selv i vårt arkiv: http://brage.bibsys.no/hig

fredag 5. oktober 2007

Hva skal vi ha med i arkivet?

Hva vil vi ha med i arkivet vårt? Dette har jeg diskutert både med interne her på HiG og med bibliotekarer fra andre høgskoler og meningene er mange..

Noen mener at kun vitenskapelige artikler skrevet av ansatte, doktorgradsavhandlinger og masteroppgaver skal inn i arkivet, mens andre mener at også bacheloroppgaver skal inn. Og diskusjonene går også innad i disse gruppene om man skal ha f.eks. karakterkrav for det som legges inn eller om ståkarakter er godt nok.

Jeg hører med i gruppen som mener at bacheloroppgaver skal inn, men at vi kanskje må stille noen krav til karakter, f.eks. kun A og B oppgaver. (Her kommer jo også en annen diskusjon inn, nemlig at forskjellige fagavdelinger vurderer karakterer forskjellig og at C i enkelte tilfeller regnes som en bra karakter mens andre vurderer dette til å være knapt middelmådig. Og dessuten problematikken at karakterskalaen - som skulle gjøre oss mer kompatible med USA - er annerledes enn i Statene der de kun opererer med A-C og F.) Her på HiG, som ved de fleste andre høgskoler, har vi jo flest bacheloroppgaver og vi har noen bachelorprogrammer som ikke finnes ved så mange andre høgskoler i Norge. Jeg mener derfor at det ville være synd å ikke inkludere gode bacheloroppgaver, ettersom de gjenspeiler hva som foregår på HiG. Jeg mener derfor at de som synes at det blir mye "støy" i søkene, må heller søke i samlingene for høyere grad og vitenskapelige artikler og mase om at Brage skal få bedre søkefunksjoner som gjør det mulig å utelukke bacheloroppgaver.

mandag 17. september 2007

Noen svar på spørsmål i forrige innlegg

Jeg sa jeg skulle svare på noen av spørsmålene jeg stilte i forrige bloginnlegg og her kommer det:

1) Arbeidsflyt: det kommer an på hva slags dokument det er snakk om. På studentoppgavene skal studentene selv legge inn oppgaven og laste opp filen, før den sendes til godkjenn/forkast-steg hos lokale samlingsadministratorer. Samlingsadministratorene går igjennom karakterlister og oppgaver som består kravene godkjennes. Oppgaven går videre i sytemet til biblioteket som foretar oppdatere metadata-steg.
Når det gjelder artikler fra ansatte, vil de ansatte selv legge inn oppgaven (og her er det mulig at vi legger inn godkjenn/forkast-steg hos dekaner, men ser ikke for meg at det egentlig er nødvendig.) Deretter går artiklene til oppdatere metadata-steg til biblioteket. Skriftserien blir nok lagt inn i sin helhet av bibliotekarene.

2)Struktur: Vi forsøkte oss først på en organisatorisk inndeling av arkivet (altså delt på avdelinger først og deretter på dokumnettype, f.eks. masteroppgaver), men ble etter litt diskusjon enige om å forsøke å legge Høgskolen i Gjøvik som overordnet enhet og at vi deretter la inn på dokumenttype. I samlingen masteroppgaver ligger nå derfor oppgaver fra alle våre avdelinger. Det er for tidlig å si om dette fungerer bedre, men vi synes at det i alle fall ble mindre hierarkisk på denne måten.

3)Opphavsrett: Dette er jo et minefelt, og vi kan aldri være sikre på at alle oppgavene holder seg innenfor det lovlige. Vi vil derfor gå sterkere inn i undervisningen med dette temaet og fokusere på hva som er lov og ikke. Håpet er at de fleste på denne måten kommer inn under det lovlige. Deretter har vi lagt inn i kontrakten at studenten selv er ansvarlig for å følge loven på dette punktet og at HiG ikke kan holdes ansvarlig.

4)Hva vil vi ha med? Dette trenger nok et eget innlegg, og jeg kommer tilbake til det.

5)Gjenbruk av data: Bibsys jobber med å få på plass en kobling mellom ForskDok og Brage slik at forskerne skal slippe å registrere begge steder. Det er vanskelig nok å få alle til å bruke ForskDok, og det er en terskel for noen å skulle begynne en ny registreringsprosess i Brage også. Derfor er det utrolig viktig at dette kommer i orden i Bibsys. Jeg tenker meg en løsning hvor det legges en "knapp" i ForskDok som sier "Vil du også registrere i det institusjonelle arkivet? Klikk her!" Deretter er det bare å laste opp fila og alt er i orden. Det er i alle fall slik jeg ønsker meg det.

6)Grafisk grensesnitt: Vi jobber med å få på plass et grafisk grensesnitt på HiG. Brage skal se ut som en del av vår web og fungere sammen med vår web. (Jeg tar opp slike endringer med en webgruppe som vi har på høgskolen.)Vi har klare formeninger om hva Bibsys må gjøre her, og vi forsøker nå å få dette presset inn i Bestillingsskjemaet som Bibsys vil vi skal bruke for så å sende det inn til Bibsys.

7)Kobling mot egen web: Vårt institusjonelle arkiv må se ut som en del av høgskolens web. Derfor må logoer og toppmenyer osv. vises likt når man hopper mellom sidene. Vi etterlyser i tillegg en "http-get"- tag som kan hjelpe oss å hente ut lister fra arkivet som skal publiseres på forskningssidene til høgskolen. Dette må Bibsys fikse for oss. Dessuten må selvfølgelig innholdet i arkivet være søkbart fra søkefunksjonen til høgskolens hjemmesider (slik at man slipper å gå inn i arkivet før man søker), og dette blir mulig når NB får på plass sitt prosjekt slik at alt innholdet i Brage blir søkbart i Nora.

Ja, her var starten. Legg gjerne inn egne kommentarer dersom dere har løst problemer på en annen måte eller har andre ideer. (Du må lage deg en Google-konto først dersom du ikke har en g-mail adresse fra før. Det tar et par minutter og er lettvint.)

onsdag 12. september 2007

Problemer i Brage-land

Som de fleste her sikkert vet: Bibsys Brage er verktøyet en del høgskoler (deriblant Høgskolen i Gjøvik) har valgt for å bygge et institusjonelt arkiv. Brage bygger på DSpace, utviklet av MIT i USA.

Ved utviklingen av et hvert system eller arkiv vil det oppstå en del problemstillinger, og Brage/ vårt arkiv er intet unntak. Vi har bl.a. snakket om disse problemene:
  • Arbeidsflyt: Skal studentene selv legge inn oppgavene eller skal vi på biblioteket gjøre det?
  • Struktur: DSpace og Brage legger opp til en hierarkisk inndeling av arkivet, men vi vil ha flat struktur. Hvordan løser vi det?
  • Opphavsrett: Hvordan kan vi sørge for at studentoppgavene ikke bryter opphavsretten?
  • Hva vil vi ha med? Skal kun masteroppgaver samt vitenskapelige artikler og høgskolens skriftserier med, eller skal vi også ta med bacheloroppgavene våre?
  • Gjenbruk av data? Hvordan får vi forskerne til å ta det i bruk? Kobling mellom Brage og ForskDok (når kommer det på plass?).
  • Grafisk grensesnitt. Vårt institusjonelle arkiv kan ikke se ut som en del av Bibsys sin web og vi må få på plass et grensesnitt. Hvem skal gjøre det? Hvem bestemmer hvordan det skal se ut?
  • Kobling mot egen web. Arkivet vårt må være søkbart via egen web. Hva venter vi på her? Det må være mulig å hente ut lister fra eget arkiv inn på egen web. Hvem fikser det?

Ja, som dere ser mangler det ikke på arbeidsoppgaver, og en god del problemer handler om arbeidsfordeling, ressurser og venting på at andre prosjekter skal komme i land.

Svar på mitt eget innlegg med en del svar på disse problemene kommer snart.

Open access og institusjonelle arkiv


Gjennom en telefonsamtale med en bibliotekar fra en annen høgskole i Norge, fikk jeg ideen til denne bloggen. Vi snakket om problemstillinger knyttet til Open access (OA) og spesielt Brage (vårt verktøy for et institusjonelt arkiv).

Her vil jeg legge ut noen aktuelle problemstillinger og mine tanker omkring disse. Mitt håp er at andre bibliotekarer som har de samme problemene kan diskutere dem her. Legg inn kommentarer og kom med egne ideer.

Velkommen til bloggen om Open access publisering og institusjonelle arkiv!