8. februar 2008
Registrering av vitenskapsdisipliner
Jeg skal ikke late som om jeg er en ekspert i dette med høsting til Nora. Men.. For at data skal kunne høstes på en fornuftig måte inn til Nora, må poster være tilknyttet vitenskapsdisipliner (xls). Hvor skal man gjøre dette i Brage? Såvidt jeg kan se finnes det ikke i dag et felt hvor man må velge. Det burde være en relativt grei sak å få til en nedtrekksmeny/ radioknapper i registreringsfeltet et sted? For eksempel der man registrerer emneord? Eller hva?
30. januar 2008
Navigasjon og retting av poster i Brage
Noen ganger ser man seg nødt til å rette opp poster i arkivet og selv om Bibsys ikke anbefaler at man går inn i endringsmodus og retter opp (på grunn av at postene da ikke blir kontrollert i etterkant), er det noen ganger den eneste løsningen.
For eksempel: Her på HiG ønsker vi at datovisningen på studentoppgavene skal være kun år. Vi registrerer kun år når vi legger inn nye oppgaver, men allikevel er det registreringsdatoen som vises. Dette er i seg selv ganske irriterende. Men altså: når man da skal rette dette for å få frem kun årstall i datovisningen må man inn i ”endre”. Etter at man har rettet og oppdatert posten finnes det ingen link, så langt jeg kan se, tilbake til samlingen man holdt på å rette i. Man må derfor gå helt tilbake til samlinger og velge samling på nytt. Dette er unødig bruk av tid. Det burde være mulig å gå direkte tilbake til samlingen man redigerte.
Det er dessuten et felles problem med alle Bibsys sine tjenester at man når man logger seg av blir sendt til et utloggingsvindu som kun sender deg videre til bibsys.no og ikke til den tjenesten man var pålogget. Dersom jeg logger meg av for eksempel Brage, vil jeg altså bli sendt til Bibsys sin hovedside og ikke tilbake til Brage (som utlogget).
Navigasjon er utrolig viktig i alle programmer og her mangler det litt..
For eksempel: Her på HiG ønsker vi at datovisningen på studentoppgavene skal være kun år. Vi registrerer kun år når vi legger inn nye oppgaver, men allikevel er det registreringsdatoen som vises. Dette er i seg selv ganske irriterende. Men altså: når man da skal rette dette for å få frem kun årstall i datovisningen må man inn i ”endre”. Etter at man har rettet og oppdatert posten finnes det ingen link, så langt jeg kan se, tilbake til samlingen man holdt på å rette i. Man må derfor gå helt tilbake til samlinger og velge samling på nytt. Dette er unødig bruk av tid. Det burde være mulig å gå direkte tilbake til samlingen man redigerte.
Det er dessuten et felles problem med alle Bibsys sine tjenester at man når man logger seg av blir sendt til et utloggingsvindu som kun sender deg videre til bibsys.no og ikke til den tjenesten man var pålogget. Dersom jeg logger meg av for eksempel Brage, vil jeg altså bli sendt til Bibsys sin hovedside og ikke tilbake til Brage (som utlogget).
Navigasjon er utrolig viktig i alle programmer og her mangler det litt..
9. januar 2008
TEORA lansert
Jeg gratulerer Høgskolen i Telemark, Sykehuset Telemark og Telemarksforsking med nytt institusjonelt arkiv! Jeg har hittil bare tatt en rask titt i arkivet, men registrerer at arkivet ser oversiktlig og fint ut. Se selv på: TEORA
Det er virkelig flott at forskningsmiljøene samles om felles arkiver rundt omkring i landet. Telemark følger på denne måten etter bl.a. Bergen med sitt BORA At forskningsmiljøene kan samles om et arkiv gjør det lettere for sluttbrukeren og åpner samtidig for bedre samarbeid mellom medlemsinstitusjonene. Så gratulerer til Telemark!
Det er virkelig flott at forskningsmiljøene samles om felles arkiver rundt omkring i landet. Telemark følger på denne måten etter bl.a. Bergen med sitt BORA At forskningsmiljøene kan samles om et arkiv gjør det lettere for sluttbrukeren og åpner samtidig for bedre samarbeid mellom medlemsinstitusjonene. Så gratulerer til Telemark!
4. desember 2007
Arbeidsflyt
Jeg støter stadig borti problemene rundt arbeidsflyten i det institusjonelle arkivet vårt. Hvem som skal gjøre hva og til hvilken tid er et tema det ikke er lett å få til bred enighet om. Og jeg får en del henvendelser om det fra eksterne også, som sliter med de samme tingene ved sine institusjoner.
Det er altså tenkt slik for studentoppgaver:
1. Studenten registrerer sin oppgave og laster opp fulltekstversjonen.
2. De lokale samlingsadministratorene mottar oppgaven og venter på sensur. Når sensuren er falt godkjenner han/hun oppgaver som er gode nok til publisering i vårt arkiv (hos oss publiserer vi oppgaver med karakteren C eller bedre) og forkaster alle som ikke er gode nok.
3. Oppgaven går nå videre til biblioteket til et oppdatere metadatasteg, hvor vi ser etter at emneordene er lagt inn korrekt, at det ikke forekommer skrivefeil osv. før vi lagrer og oppgaven blir dermed lagt ut i arkivet og er nå søkbart for alle.
Noen problemer med dette:
1. Det er fremdeles ikke mulig å legge til grupper av studenter i arkivet og det vil si at det p.t. ikke er mulig for studentene å registrere sine oppgaver.
2. For å få flatest mulig struktur på arkivet vårt har vi valgt å sortere på oppgavetype (m.a.o. "bacheloroppgaver", "masteroppgaver" osv.). Alle bacheloroppgaver som oppfyller kravene vil derfor bli lagt i samme samling, uansett avdeling. Det vil derfor bli en relativt stor e-postmengde til de lokale samlingsadministratorene. Samlingsadministratorene er tenkt å være koordinatorer for oppgaver på de forskjellige avdelingene. Disse vil derfor få e-post hver gang en oppgave blir registrert, uansett om det er fra deres avdeling eller ei. Slik jeg ser det er det tre mulige løsninger på dette problemet: a) Koordinatoren ser på e-posten at det er en oppgave som ikke tilhører hans/hennes avdeling og overser e-postvarselet b) Koordinatoren får egen e-postadresse som brukes kun til dette formålet og det er derfor lettere å sile ut e-postvarslene/ ev. kan koordinatoren lage en mappe og sende varslene direkte dit c) vi lar studentadministrasjonen få ansvaret for lokale samlingsadministratorer. Ingen av disse løsningene er fullgode, men nå finnes det vel heller ikke noe sånt som et perfekt system??
3. Dersom de lokale samlingsadministratorene skal være fagansvarlige på avdelingene/ studentoppgavekoordinatorer på avdelingene kan det være vanskelig å få dem til å forplikte seg/ finne de beste personene/ opplæring av disse.
Når det gjelder vitenskapelige artiker skrevet av ansatte skal det fungere slik:
1. Forskeren registrerer i ForskDok og får mulighet til å linke opp fullteksten sin i arkivet vårt direkte.
2. Godkjenn/forkast-steg hos dekaner
3. Oppdatere metadatasteg hos biblioteket
Her er hovedproblemet at det ikke er på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage ennå. Det er problematisk nok å få forskere til å bruke tid på å registrere i ForskDok, og det blir nærmest umulig å få dem til å registrere to ganger, så en utveksling av data er helt nødvendig. Bibsys er klar over denne problemstillingen og jobber så vidt jeg vet med å få på plass dette så snart som mulig.
(Det er selvfølgelig mange andre problemer med dette, bl.a. opphavsrett osv, men det har ikke med arbeidsflyten å gjøre..)
Det er altså tenkt slik for studentoppgaver:
1. Studenten registrerer sin oppgave og laster opp fulltekstversjonen.
2. De lokale samlingsadministratorene mottar oppgaven og venter på sensur. Når sensuren er falt godkjenner han/hun oppgaver som er gode nok til publisering i vårt arkiv (hos oss publiserer vi oppgaver med karakteren C eller bedre) og forkaster alle som ikke er gode nok.
3. Oppgaven går nå videre til biblioteket til et oppdatere metadatasteg, hvor vi ser etter at emneordene er lagt inn korrekt, at det ikke forekommer skrivefeil osv. før vi lagrer og oppgaven blir dermed lagt ut i arkivet og er nå søkbart for alle.
Noen problemer med dette:
1. Det er fremdeles ikke mulig å legge til grupper av studenter i arkivet og det vil si at det p.t. ikke er mulig for studentene å registrere sine oppgaver.
2. For å få flatest mulig struktur på arkivet vårt har vi valgt å sortere på oppgavetype (m.a.o. "bacheloroppgaver", "masteroppgaver" osv.). Alle bacheloroppgaver som oppfyller kravene vil derfor bli lagt i samme samling, uansett avdeling. Det vil derfor bli en relativt stor e-postmengde til de lokale samlingsadministratorene. Samlingsadministratorene er tenkt å være koordinatorer for oppgaver på de forskjellige avdelingene. Disse vil derfor få e-post hver gang en oppgave blir registrert, uansett om det er fra deres avdeling eller ei. Slik jeg ser det er det tre mulige løsninger på dette problemet: a) Koordinatoren ser på e-posten at det er en oppgave som ikke tilhører hans/hennes avdeling og overser e-postvarselet b) Koordinatoren får egen e-postadresse som brukes kun til dette formålet og det er derfor lettere å sile ut e-postvarslene/ ev. kan koordinatoren lage en mappe og sende varslene direkte dit c) vi lar studentadministrasjonen få ansvaret for lokale samlingsadministratorer. Ingen av disse løsningene er fullgode, men nå finnes det vel heller ikke noe sånt som et perfekt system??
3. Dersom de lokale samlingsadministratorene skal være fagansvarlige på avdelingene/ studentoppgavekoordinatorer på avdelingene kan det være vanskelig å få dem til å forplikte seg/ finne de beste personene/ opplæring av disse.
Når det gjelder vitenskapelige artiker skrevet av ansatte skal det fungere slik:
1. Forskeren registrerer i ForskDok og får mulighet til å linke opp fullteksten sin i arkivet vårt direkte.
2. Godkjenn/forkast-steg hos dekaner
3. Oppdatere metadatasteg hos biblioteket
Her er hovedproblemet at det ikke er på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage ennå. Det er problematisk nok å få forskere til å bruke tid på å registrere i ForskDok, og det blir nærmest umulig å få dem til å registrere to ganger, så en utveksling av data er helt nødvendig. Bibsys er klar over denne problemstillingen og jobber så vidt jeg vet med å få på plass dette så snart som mulig.
(Det er selvfølgelig mange andre problemer med dette, bl.a. opphavsrett osv, men det har ikke med arbeidsflyten å gjøre..)
7. november 2007
Mangel på retningslinjer?
Har institusjonen faste retningslinjer som gjelder for åpen publisering? En kjapp surferunde på et knippe høgskoler tilsier at det er svært varierende. Noen, som f.eks. HiNT, har veldig tydelig utarbeidede retningslinjer som sier noe om mål for den åpne publiseringen, mens andre har informasjon på sine hjemmesider om Open access og en link til det institusjonelle arkivet, men ingen retningslinjer som forteller om hvordan høgskolen og forskermiljøet skal forholde seg til det.
Vi er en av høgskolene i den siste kategorien dessverre. Vi har diskutert det i mange sammenhenger, men det er ikke kommet på plass en fast "policy" på hvordan vi håndterer det. Delvis skyldes det nok at det institusjonelle arkivet vårt ennå ikke er offentlig lansert. Og det henger igjen på at det er forsinkelser med bl.a. Nasjonalbibliotekets URN-prosjekt og at Bibsys ikke har fått på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage (slik Frida har fått det til med DiVA i Trondheim). Institusjoner som har jobbet i lengre tid med sitt arkiv, som f.eks. BORA i Bergen, har bedre etablerte rutiner og retningslinjer enn institusjoner som nettopp har fått på plass sitt arkiv.
Dette er likevel kun en del av problemet. Det er mange som skal inn i en prosess om retningslinjer: forskere, biblioteket, ledelsen, FoU-utvalget.. osv. For å få på plass gode rutiner for åpen publisering/ egenarkivering og en god arbeidsflyt er vi avhengig av å ha gode, klare og allment aksepterte retningslinjer for dette arbeidet. Jeg tror i tillegg at det er helt nødvendig å sette i gang incentiver for å få forskere til å egenarkivere. Mange av de instiusjonelle arkivene har samlinger som er tomme eller kun inneholder noen få arbeider. For å få fart i egenarkiveringen og publiseringen i åpne tidsskrifter må det til noen gulrøtter både fra ledelsen på den enkelte høgskole og fra det offentlige.
Kom gjerne med gode ideer til utarbeidelse av slike retningslinjer dersom dere har noen! Det er nok flere av oss som trenger litt inspirasjon og muligens en liten dytt for å komme godt i gang!
Vi er en av høgskolene i den siste kategorien dessverre. Vi har diskutert det i mange sammenhenger, men det er ikke kommet på plass en fast "policy" på hvordan vi håndterer det. Delvis skyldes det nok at det institusjonelle arkivet vårt ennå ikke er offentlig lansert. Og det henger igjen på at det er forsinkelser med bl.a. Nasjonalbibliotekets URN-prosjekt og at Bibsys ikke har fått på plass en utveksling av data mellom ForskDok og Brage (slik Frida har fått det til med DiVA i Trondheim). Institusjoner som har jobbet i lengre tid med sitt arkiv, som f.eks. BORA i Bergen, har bedre etablerte rutiner og retningslinjer enn institusjoner som nettopp har fått på plass sitt arkiv.
Dette er likevel kun en del av problemet. Det er mange som skal inn i en prosess om retningslinjer: forskere, biblioteket, ledelsen, FoU-utvalget.. osv. For å få på plass gode rutiner for åpen publisering/ egenarkivering og en god arbeidsflyt er vi avhengig av å ha gode, klare og allment aksepterte retningslinjer for dette arbeidet. Jeg tror i tillegg at det er helt nødvendig å sette i gang incentiver for å få forskere til å egenarkivere. Mange av de instiusjonelle arkivene har samlinger som er tomme eller kun inneholder noen få arbeider. For å få fart i egenarkiveringen og publiseringen i åpne tidsskrifter må det til noen gulrøtter både fra ledelsen på den enkelte høgskole og fra det offentlige.
Kom gjerne med gode ideer til utarbeidelse av slike retningslinjer dersom dere har noen! Det er nok flere av oss som trenger litt inspirasjon og muligens en liten dytt for å komme godt i gang!
11. oktober 2007
Sortering i Brage/DSpace
Sortering er et problem i Brage - eller rettere sagt i programvaren som Brage er basert på: DSpace. (De har nemlig det samme problemet i BORA som ikke er knyttet til Brage, men som også baserer seg på DSpace.)
For å ha noen særlig nytte av Brage er vi på HiG (og sikkert dere andre også..?) avhengige av å hente ut lister: for eksempel ”master informasjonssikkerhet 2007”. Slik det er nå må jeg først inn på masteroppgaver og så trykke på sorter (for eksempel på dato). Da kommer lista opp med nyeste først. Hittil er det greit. Men så vil jeg bare ha det som er kommet i 2007 og skriver inn ”2007” i søkefeltet. Da merker Brage den første som er utgitt i 2007 med blå merking, men fjerner ikke det som er eldre. Den gjør det samme på forfatter, og enda verre: dersom man trykker på den alfabetiske lista på en bokstav som ikke er representert med forfatter, merker den av den neste forfatteren i lista.
Vi vil, som tidligere nevnt, hente ut lister fra Brage til våre forskningssider på web. Da vil vi for det første trenge en "clean"- tag i http-get og for det andre vet jeg faktisk ikke om dette vil fungere når sorteringen er som nå.
Prøv selv i vårt arkiv: http://brage.bibsys.no/hig
For å ha noen særlig nytte av Brage er vi på HiG (og sikkert dere andre også..?) avhengige av å hente ut lister: for eksempel ”master informasjonssikkerhet 2007”. Slik det er nå må jeg først inn på masteroppgaver og så trykke på sorter (for eksempel på dato). Da kommer lista opp med nyeste først. Hittil er det greit. Men så vil jeg bare ha det som er kommet i 2007 og skriver inn ”2007” i søkefeltet. Da merker Brage den første som er utgitt i 2007 med blå merking, men fjerner ikke det som er eldre. Den gjør det samme på forfatter, og enda verre: dersom man trykker på den alfabetiske lista på en bokstav som ikke er representert med forfatter, merker den av den neste forfatteren i lista.
Vi vil, som tidligere nevnt, hente ut lister fra Brage til våre forskningssider på web. Da vil vi for det første trenge en "clean"- tag i http-get og for det andre vet jeg faktisk ikke om dette vil fungere når sorteringen er som nå.
Prøv selv i vårt arkiv: http://brage.bibsys.no/hig
5. oktober 2007
Hva skal vi ha med i arkivet?
Hva vil vi ha med i arkivet vårt? Dette har jeg diskutert både med interne her på HiG og med bibliotekarer fra andre høgskoler og meningene er mange..
Noen mener at kun vitenskapelige artikler skrevet av ansatte, doktorgradsavhandlinger og masteroppgaver skal inn i arkivet, mens andre mener at også bacheloroppgaver skal inn. Og diskusjonene går også innad i disse gruppene om man skal ha f.eks. karakterkrav for det som legges inn eller om ståkarakter er godt nok.
Jeg hører med i gruppen som mener at bacheloroppgaver skal inn, men at vi kanskje må stille noen krav til karakter, f.eks. kun A og B oppgaver. (Her kommer jo også en annen diskusjon inn, nemlig at forskjellige fagavdelinger vurderer karakterer forskjellig og at C i enkelte tilfeller regnes som en bra karakter mens andre vurderer dette til å være knapt middelmådig. Og dessuten problematikken at karakterskalaen - som skulle gjøre oss mer kompatible med USA - er annerledes enn i Statene der de kun opererer med A-C og F.) Her på HiG, som ved de fleste andre høgskoler, har vi jo flest bacheloroppgaver og vi har noen bachelorprogrammer som ikke finnes ved så mange andre høgskoler i Norge. Jeg mener derfor at det ville være synd å ikke inkludere gode bacheloroppgaver, ettersom de gjenspeiler hva som foregår på HiG. Jeg mener derfor at de som synes at det blir mye "støy" i søkene, må heller søke i samlingene for høyere grad og vitenskapelige artikler og mase om at Brage skal få bedre søkefunksjoner som gjør det mulig å utelukke bacheloroppgaver.
Noen mener at kun vitenskapelige artikler skrevet av ansatte, doktorgradsavhandlinger og masteroppgaver skal inn i arkivet, mens andre mener at også bacheloroppgaver skal inn. Og diskusjonene går også innad i disse gruppene om man skal ha f.eks. karakterkrav for det som legges inn eller om ståkarakter er godt nok.
Jeg hører med i gruppen som mener at bacheloroppgaver skal inn, men at vi kanskje må stille noen krav til karakter, f.eks. kun A og B oppgaver. (Her kommer jo også en annen diskusjon inn, nemlig at forskjellige fagavdelinger vurderer karakterer forskjellig og at C i enkelte tilfeller regnes som en bra karakter mens andre vurderer dette til å være knapt middelmådig. Og dessuten problematikken at karakterskalaen - som skulle gjøre oss mer kompatible med USA - er annerledes enn i Statene der de kun opererer med A-C og F.) Her på HiG, som ved de fleste andre høgskoler, har vi jo flest bacheloroppgaver og vi har noen bachelorprogrammer som ikke finnes ved så mange andre høgskoler i Norge. Jeg mener derfor at det ville være synd å ikke inkludere gode bacheloroppgaver, ettersom de gjenspeiler hva som foregår på HiG. Jeg mener derfor at de som synes at det blir mye "støy" i søkene, må heller søke i samlingene for høyere grad og vitenskapelige artikler og mase om at Brage skal få bedre søkefunksjoner som gjør det mulig å utelukke bacheloroppgaver.
Abonner på:
Innlegg (Atom)
